Warum in der Krise eine transparente Meetingkultur wichtig ist
Wer in der Krise eine transparente Meetingkultur lebt, zeigt eine Bereitschaft, die Situation im Unternehmen konstruktiv anzugehen und kann so nach der Krise mit motivierten Kollegen durchstarten.
Seit einiger Zeit ist mir das Thema Informationsaustausch, gerade in Zeiten der Kontaktbeschränkung, immer häufiger zu Ohren gekommen. Was früher noch als selbstverständlich galt, ist heute nur noch schwer realisierbar. Treffen im privaten wie beruflichen bleiben aus und die persönliche Vernetzung beschränkt sich auf ein Minimum. Und das, obwohl die Arbeitswelt einen grundlegend gegensätzlichen Wandel aufweist. Die heutige Informationsflut ist allgegenwärtig und bestimmt unser Leben. Deshalb müssen Informationen für uns schnell und übersichtlich bereitgestellt und wichtiges von unwichtigem herauskristallisiert werden.
Gerade beruflich ist Vernetzung elementar, Austausch und Besprechungen bestimmen somit zunehmend unseren Arbeitsalltag. Besonders für die neue Generation an Arbeitskräften ist es umso wichtiger geworden, Arbeitsaufgaben und Unternehmensziele so transparent und nachvollziehbar wie möglich zu gestalten. Studien zufolge legen die Generationen Y und Z enormen Wert auf ein transparentes Arbeitsumfeld. Nur wer sich mit dem Job und seinen Aufgaben identifizieren kann, wird auch auf Dauer gute Arbeit leisten und dem Unternehmen die Treue halten.
Ich persönlich habe meine ersten Berührungspunkte einer voll ausgereiften Meetingkultur im agilen Arbeiten nach Scrum machen dürfen. Regelmäßige abteilungsinterne und -übergreifende Meetings sind für dieser Arbeitsmethode grundlegend. Wer sich regelmäßig mit seinen Kollegen updatet bleibt auf dem Stand der Dinge und kann nachvollziehen, in welche Richtung sich das gesamte Unternehmen entwickelt. Die Bedeutung der Kommunikation untereinander hat gerade in der Corona-Pandemie deutlich zugenommen. Dies zeigt eine aktuelle Umfrage des DDI.
Viele verdrehen schon automatisch die Augen, wenn sie nur das Wort „Besprechung“ oder „Meeting“ hören, da dies oft mit Zeitverschwendung und unproduktiven Diskussionen in Verbindung gebracht wird. Das soll und darf aber so nicht sein. Kleine Regeln, Kniffe und Rahmenbedingungen können das verhindern und zu einer guten und ergebnisorientierten Meetingkultur führen. Denn wer z. B. ein Meeting mit etwas positivem und emotionalem beginnt, es interaktiv gestaltet und konkrete Zeitvorgaben einhält, schafft eine Kultur, in der transparente Arbeitsabläufe und gegenseitige Hilfe gefördert werden.
Eine Weiterentwicklung dieser Prozesse stellen Online-Meeting-Tools dar. Dank Zoom, Microsoft® Teams und Skype können wir uns ortsungebunden digital vernetzen und Projekte gemeinsam voranbringen. Diese Meeting-Tools haben sich mittlerweile so sehr in unseren Alltag integriert, dass sie bei vielen kaum noch weg zu denken sind. Die Vorteile lassen sich kaum von der Hand weisen, auch wenn Sie die direkte Face to Face Kommunikation nicht komplett ersetzen können. Durch das Treffen im Online-Raum fällt die lästige An- und Abreise zum Präsenzort weg. Auch kann man digitale Präsentationen und Dokumente umweltbewusster teilen und direkt gemeinsam bearbeiten.
Aber natürlich ist auch einiges zu beachten, um ein digitales Meeting professionell umzusetzen! Wer sich in punkto Online-Meetings gut vorbereiten will, benötigt eine gute Struktur und technisches Verständnis in der Durchführung, damit sich alle Teilnehmer abgeholt fühlen und vom Inhalt des Meetings überzeugt sind. Auch sind die räumlichen Voraussetzungen, die Technik und die Wahl der Meeting-Software gut zu überlegen.
Die Frage, die wir uns alle stellen sollten ist folgende: Wie schaffen wir es, uns an diese neuen Arbeitsbedingungen anzupassen? Oder übersehen wir durch veraltete Denkmuster interessante Wege um zeitsparend Informationen zu übermitteln und Prozesse noch transparenter zu gestalten?